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“早上好，今天我们需要讨论一下校园防疫工作的注意事项......”2月17日早上10点，深圳大学城管理办公室主任刘颖准时坐在了电脑前，通过“远程会议”功能与屏幕里的其他十余名同事“面对面”开晨会。这已经成为他近半个月以来的日常。
“小到饭堂供应、保安排班，大到园区消毒、网络运维等工作都需要通过会议一一落实。”深圳大学城由清华大学深圳国际研究生院、北京大学深圳研究生院和哈尔滨工业大学(深圳)3个办学机构组成。特别地，除基础学习资源外，深圳大学城还面向三校学生提供了共享的科研资源，“包括科技文献资源、基础信息网络资源等。”刘颖告诉记者，寒假期间三校共计有近500名师生选择留校，继续进行学术研究等工作。为了确保学生们能顺利调用学术资料和其他类型的网络资源，刘颖每天都需要耗费大量时间和相关人员进行沟通，共同做好运维工作。
“一方面，我们需要尽可能降低人员流动，避免聚集在一起开会;一方面我们又需要高效、及时地和多个团队一起落实好工作。渐渐地就发现，微信、短信、电话等已经不够用了。”深圳大学城管理办公室网络信息中心主任孙涛补充道。
正是在这一背景下，刘颖及管理办公室其他成员首次接触到了“远程会议”功能。据他介绍，考虑到“面对面”开会能够最大程度地降低沟通成本，提高工作效率，大学城管理办公室在今年1月底左右引入了华为云WeLink这一协同办公平台。“现在，我们每天都需要借助WeLink的视频会议功能，与远在江西、沈阳等地居家工作的各部门成员进行至少1小时的沟通。”孙涛介绍道，最多时，他曾与超过100名园区工作人员同时在线，“大家第一时间反馈意见，借助屏幕共享、文件互传等附加功能即时分享重要内容，效率相比以往大大提高。”
“事实上，我们的工作人员对于‘云办公’这一概念并不陌生。”刘颖表示，早在几年前，深圳大学城管理办公室及其他部门就开始陆续接触办公自动化(OA)系统等协同办公平台。不过，本次“远程会议”功能对他们工作的提速，让团队对“云办公”有了全新的认识和理解。“它绝不只是我们在特殊时期采用的应急方案，而完全可以更好地融入学校的日常管理工作，成为师生之间全新的，更高效、灵活的沟通方式。”
更重要的是，这与深圳大学城构建“智慧园区”的理念不谋而合。此前，深圳大学城在网络及信息化建设方面已走在全省前列，不久前它还成功打造了国内首个Wi-Fi 6标准无线校园网案。
“园区的智慧化并不单单局限于技术的提升，办公方式的升级也是重要的一环。”据了解，与深圳大学城一样，目前全省近百所大学、中高职学校及教育机构也已借助华为云WeLink平台实现远程办公。刘颖表示，未来在华为的技术支持下，团队还将力争实现“视频会议”功能为“云招聘”等赋能，打造出“永不落幕的招聘会”。除此之外，“还有更多‘云办公’的应用场景值得我们去挖掘。”
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